Pourquoi une simple liste de documents ne suffit pas
Une réponse peut être techniquement pertinente et pourtant fragilisée par une pièce manquante, une incohérence entre le mémoire et le prix ou un dépôt réalisé dans l’urgence. La check-list est un véritable outil de gestion de projet.
Dans une PME de prestations de services, les informations sont souvent réparties entre la Direction, le Commerce, l’Exploitation, les Ressources Humaines et le service Hygiène Qualité Sécurité environnement. La méthode doit rendre visibles les responsabilités, les validations et les dates limites.
Trois outils à mettre en place
- Une checklist « candidature et éléments administratifs » : elle doit reprendre les
exigences exactes du Règlement de Consultation (RC). Je vous conseille de vérifier la date de validité de vos documents. - Une checklist « offre » : elle doit aussi reprendre les exigences et attendus du Règlement de Consultation (RC) pour la partie offre (cadre de réponse technique, annexes, Bordereau Unitaire des Prix (BPU), Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF)). Vous pouvez y ajouter des éléments complémentaires tels que la vérification des cohérences.
- Un rétroplanning où vous inscrirez les différentes étapes clés du projet (par exemple date de visite, contributions internes, validation du prix, relecture finale, dépôt). Celà réduit le stress et évite la course de dernière minute.
Une trame qui doit être adapté à chaque marché
Un modèle commun fait gagner du temps, mais il doit être adapté à chaque consultation.
Créez une colonne « exigence du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) », une colonne « Responsable », une colonne « Echéance » et une colonne « Contrôlé par ».
Après le dépôt, conservez la version utilisée et notez les écarts constatés. La check-list devient alors un outil de capitalisation : elle évolue à partir des erreurs, des demandes de précisions et des retours des acheteurs.
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