On résume souvent la réponse à un appel d’offres à deux idées : compléter des documents administratifs et établir un prix.
Et pourtant, il y a bien d’autres éléments à prendre en considération.
Pour une entreprise, chaque réponse mobilise du temps et des ressources. Il faut donc sélectionner les bonnes opportunités, construire une offre adaptée et sécuriser son dépôt.
Voici une méthode en 8 étapes.
1. Identifier les marchés adaptés à votre entreprise
Organisez une veille selon des critères précis :
- votre activité ;
- votre zone géographique ;
- la taille des marchés recherchés ;
- vos moyens humains et techniques ;
- vos références.
Vous pouvez paramétrer des alertes afin de recevoir les consultations qui correspondent à vos filtres.
2. Analyser le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) présente les besoins et les règles du marché.
Commencez par lire le Règlement de la Consultation (RC).
Il comporte notamment :
- la date limite de réponse,
- les documents attendus,
- les critères de notation,
- les modalités de dépôt,
- les dates de visite.
Analysez ensuite :
- le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) et les annexes,
- le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP),
- les document financiers : la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF), le Bordereau de Prix Unitaires (BPU) , le Détail Quantitatif et Estimatif (DQE).
Une exigence importante peut se trouver dans une annexe ou un cadre de réponse.
3. Prendre une décision Go/No Go
Vous répondez seul ou vous mobiliser vos équipes, cela prend du temps. Avant, évaluez :
- l’adéquation avec votre activité,
- les moyens nécessaires,
- les délais de réponse et de démarrage,
- les risques contractuels,
- votre capacité à vous différencier,
- vos chances réalistes de réussite.
Si plusieurs critères sont défavorables, renoncer peut être une bonne décision commerciale. Le Go/No Go permet de concentrer vos efforts sur les marchés les plus pertinents.
Et puis un Go/No Go peut même se faire quelques jours avant la dépose, toujours se poser la question au vu de l’évolution du dossier de la pertinence de votre réponse.
4. Construire un rétroplanning
Partez de la date limite de dépôt et planifiez chaque tâche :
- analyse du dossier,
- questions à poser à l’acheteur,
- visite éventuelle,
- collecte des documents,
- rédaction du mémoire technique,
- chiffrage,
- validation,
- contrôle final,
- dépôt (anticiper)
Attribuez un responsable et une échéance à chaque action.
5. Préparer la candidature
La candidature permet de démontrer que votre entreprise dispose des capacités nécessaires pour exécuter le marché.
Vous pouvez utiliser le DUME ou les formulaires DC1 et DC2, selon les modalités prévues dans le règlement de la consultation.
Conservez un dossier administratif à jour et adapter les éléments à ce qui vous est demandé.
C’est mieux de préparer la candidature au début afin de prévoir l’éventuel mise à jour de votre dossier administratif.
6. Rédiger une offre technique personnalisée
Le mémoire technique n’est pas une plaquette commerciale. Il doit expliquer précisément comment vous allez répondre au besoin de l’acheteur.
Évitez les affirmations trop générales comme « nous assurons un suivi de qualité ». Précisez plutôt qui réalise les contrôles, à quelle fréquence, avec quel outil ,dans quel délai les écarts sont corrigés, comment les éléments seront communiqués.
7. Construire une offre financière cohérente
Votre prix doit correspondre aux moyens annoncés dans l’offre technique.
Contrôlez également la cohérence entre l’acte d’engagement, le BPU, la DPGF, le DQE et les autres documents financiers.
Le prix le plus bas ne remporte pas automatiquement le marché. Votre offre doit démontrer sa valeur au regard des besoins et critères annoncés.
8. Contrôler et déposer l'offre
Avant le dépôt, utilisez une check-list de conformité.
Vérifiez :
- la présence de toutes les pièces ;
- le respect des documents imposés ;
- la cohérence des montants ;
- le format et le nom des fichiers ;
- les signatures éventuellement demandées ;
- les limites de pages ;
- les dernières modifications de la consultation.
Déposez ensuite l’offre sur le profil d’acheteur et conservez l’accusé de réception électronique.
Attention : une transmission terminée après l’heure limite peut être considérée comme tardive, même si elle avait commencé avant. Et du coup, l’offre sera rejetée.
Une méthode pour gagner en efficacité
Pour éviter de repartir de zéro à chaque consultation, préparez :
- une grille Go/No Go ;
- un rétroplanning type ;
- une check-list de conformité ;
- une bibliothèque de références et de preuves ;
- un dossier administratif à jour ;
- un tableau de suivi des résultats.
Ces outils réduisent les erreurs et vous permettent de vous concentrer sur la qualité de l’offre.
Vous souhaitez mieux structurer vos réponses ?
Répondre méthodiquement ne garantit pas de remporter chaque marché. En revanche, cette organisation permet de limiter le temps perdu, de sécuriser les dossiers et de construire des offres plus convaincantes.
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